Cartão pré-pago corporativo: quais são as vantagens para a sua empresa?

As viagens internacionais para compromissos profissionais podem ser consideradas um custo extra para a rotina da empresa, mas é evidente que são um grande passo para a expansão do negócio. Exatamente por representar um investimento maior, todo o orçamento destinado a esse objetivo deve ser cuidadosamente controlado. A melhor forma de obter essa garantia, pode ser investindo em ferramentas como o cartão pré-pago corporativo.
Afinal, imprevistos acontecem e afetam o orçamento. Pensando nisso, para esclarecer como funciona e quais são os benefícios desse tipo de cartão para o controle de gastos, neste texto, vamos apresentar as principais informações para você. Confira!

Qual é a importância do controle de gastos nas viagens corporativas internacionais?

Implementar estratégias de controle de gastos é fundamental para manter a organização e o andamento das atividades do empreendimento. Qualquer problema que desequilibre a área financeira afetará todos os departamentos, como o operacional, os investimentos, o estoque, a manutenção do maquinário e outros setores.
Mesmo que as viagens corporativas não estejam ligadas diretamente com o dia a dia da empresa, no orçamento geral, elas farão uma grande diferença. Ainda mais, se são feitas com certa frequência.
A verdade é que não incomum que ocorra um excedente de gastos nas viagens. Imprevistos acontecem, pode ser necessário pagar um carro para ir até uma reunião, estender a estadia em hotel para fechar um importante contrato, entre outras coisas.

Quais são as 4 dicas de como controlar os custos em viagens corporativas?

Agora que já explicamos a importância de controlar os gastos, vamos ver algumas dicas.

1. Tenha uma política para viagens corporativas

Qualquer empresa que tenha uma rotina de viagens, deve ter como fundamento uma política de viagens. Ela será a base para a administração do que será gasto durante todo o período.
Um documento que contará com todos os direitos e deveres da gestão e dos funcionários. Além de esclarecer quais são os limites de gastos e o que se espera de retorno.

2. Pesquise os possíveis gastos

Procurar com antecedência pelo preço do transporte, restaurante e hotel é a melhor forma de fornecer mais detalhes sobre o dinheiro que será utilizado, e também de economizar.
Com esse objetivo, monte um orçamento com as opções, faça comparações e descubra ainda quais oferecem descontos.

3. Tenha uma planilha para manter o controle dos custos da viagem

A planilha é uma ferramenta fundamental para o controle de gastos tanto para rotina do dia a dia, como para os custos da viagem. Nela, deverão ser anotados os valores disponíveis e os custos estimados, ajudando a manter o controle e a garantir um registro para a verificação posterior do financeiro.
O ideal é que o documento seja compartilhado entre o financeiro, gestor e funcionário.

4. Tenha um responsável pelo controle dos gastos

Um gestor de viagens será o responsável por manter as contas em dia. Ele é o funcionário que ficará encarregado de atualizar a planilha e também informar a empresa sobre possíveis gastos emergenciais. Ele deve estar em toda a viagem para que o controle seja eficaz.

O que é um cartão pré-pago corporativo?

Um cartão pré-pago corporativo funciona como qualquer outro. A principal diferença é que, além de ser recarregável, não há necessidade de ter vínculo com uma conta bancária. No caso da utilização para viagens, o crédito fornecido já vem em forma de moeda local.

Por exemplo, se seu funcionário vai fazer uma viagem de negócios para Nova Iorque, importante centro financeiro mundial, a conversão do real para dólar é feito automaticamente no momento da recarga. Da mesma forma, na volta, caso tenha sobrado algum valor, a conversão do dólar para real também é automática.

Quais são as vantagens?

Para a empresa, existem várias vantagens em adquirir o cartão pré-pago corporativo. Aqui, separamos as principais.

Mais segurança

De fato, com um cartão que pode ser recarregado, a companhia determina uma quantia específica para o uso durante cada viagem.
Se houver perdas, a empresa apenas entra em contato com a fornecedora e cancela o crédito. Algumas ainda oferecem um cartão adicional.

Facilidade

Algumas fornecedoras proporcionam diferentes tipos de cartão pré-pago corporativo. A variedade de opções possibilita que tanto o financeiro faça o pedido e monitorar o cartão, quanto o funcionário. Adquirindo o seu para uma viagem em nome da empresa.

Maior controle dos gastos

Essa é uma das maiores vantagens desse tipo de cartão, já que é possível monitorar os valores gastos diretamente pelo financeiro. Sendo assim, a companhia tem o balanço dos gastos reais e consegue fazer comparações com o que foi registrado pelo gestor da viagem, por exemplo, ou até mesmo entre viagens.

Controle sobre a taxa de câmbio

As mudanças cambiais podem se tornar um problema quando já se está com tudo planejado. Principalmente, se foram feitas as antecipações dos custos. No final do mês, a empresa pode ter uma surpresa ruim ao olhar o valor da fatura.
Mas com um cartão pré-pago esse problema não existe. Afinal, é possível saber o valor exato da taxa, já que ela é fechada no momento da compra da moeda estrangeira.

Praticidade para os colaboradores

Possuir um cartão próprio da empresa para pagar os gastos referentes ao negócio em viagens é muito prático. Dependendo da fornecedora, o funcionário conta com a conversão de moedas automática direto no cartão pré-pago.
Então, mesmo que ele recarregue com uma moeda diferente, há a conversão para a do país. Além de poder sacar o saldo também no dinheiro local.

O que o Corporate Cash Passport oferece?

Qualquer empresa que tenha uma rotina de viagens extensa, sabe como é importante obter formas de controlar os gastos.
Não é a toa que nós da Travelex Confidence, sempre buscamos facilitar as operações internacionais para esses empreendimentos. Por isso, oferecemos um serviço de cartão pré-pago corporativo que visa a segurança e a praticidade.
O nosso cartão corporativo Cash Passport é o investimento certo para as empresas que querem melhorar o gerenciamento de suas contas. Com a bandeira Mastercard, aceito em diversas regiões do mundo, ele ainda possui chip e uma senha. Pode ser recarregado tanto em dólar quanto euro.
Caso a necessidade da empresa seja apenas uma viagem, nós oferecemos uma opção bem flexível: um cartão que pode ser administrado pelo funcionário e outro pelo financeiro. Isso torna o controle dos gastos em viagens mais fácil, prático e transparente.
Se ficou interessado, venha conhecer um pouco mais sobre o nosso cartão pré-pago corporativo Cash Passport! Agora que você já domina o assunto sobre as vantagens do cartão pré-pago e como economizar em viagens corporativas, só falta conseguir o seu pré-pago o quanto antes.
Se você gostou da possibilidade de ter um cartão pré-pago, mas ainda possui dúvidas sobre o assunto, entre em contato conosco. Teremos o maior prazer em ajudar você!