Como planejar uma viagem corporativa? Tudo o que você precisa saber

Seja para participação em um evento de negócios, seja para visitar uma filial da empresa, o deslocamento de profissionais para outras cidades, estados ou mesmo países é bastante comum. Porém, planejar uma viagem corporativa é uma ação muito distinta da organização de um roteiro turístico.
Alguns detalhes, como hospedagem, contratação de seguro viagem, definição de companhia aérea e, no caso de viagens internacionais, escolha do serviço de câmbio, são itens que representam um investimento significativo para as empresas, que precisam analisar as opções com melhor custo-benefício.
Assim, é necessário muito cuidado para elaborar uma proposta adequada à necessidade de sua empresa. Quer conferir algumas dicas de como planejar uma viagem corporativa sem risco de contratempos? Confira nosso post!

Como planejar uma viagem corporativa?

Por exemplo, se existe a necessidade de realizar reuniões ou outros encontros de negócio, é importante que o gestor responsável pelo planejamento faça reservas em restaurantes ou alugue salas para os encontros, além de serviços como sistema de som, tradução simultânea ou projetor.
Já quando o profissional precisa sair da sede da empresa para visitar outros polos, seja um congresso, seja uma filial da empresa, é importante escolher um hotel localizado próximo ao lugar da visita ou de fácil acesso a meios de transporte. Em caso de viagens de grupo, um transfer também pode ser uma solução.
Ou seja, o tipo de evento que leva a equipe a compromissos corporativos fora do local de trabalho é determinante para o planejamento da viagem.
Assim, quanto melhor o benefício da viagem para os resultados da empresa, maior pode ser o investimento. Tudo isso deve ser calculado e planejado na ponta do lápis, para evitar despesas desnecessárias.

O que não pode faltar em uma viagem corporativa?

Lembre-se de que o profissional que está viajando representa a sua empresa e, para o sucesso da iniciativa, precisa ter condições adequadas para realizar suas funções.
Isso inclui uma série de cuidados relacionados à segurança e bem-estar do colaborador. Além de investir em um hotel com boas avaliações e localização, a empresa precisa se responsabilizar por algumas outras necessidades, como despesas com alimentação e outros deslocamentos. Também é importante incluir outros itens no planejamento. Confira!

Seguro viagem

Em qualquer tipo de viagem, o seguro é fundamental. Afinal, nunca sabemos quando uma intercorrência pode acontecer! Um acidente, perda de bagagem ou cancelamento do voo podem comprometer todo o planejamento, além de causar um grande transtorno ao profissional que está fora de sua cidade ou mesmo país.
Aliás, quando se trata de deslocamentos internacionais, o seguro viagem é ainda mais importante. Muitos países exigem que o visitante apresente comprovação dessa segurança na hora da imigração, como é o caso dos signatários do Tratado de Schengen. Já em outros países, como nos Estados Unidos, os serviços de assistência médica são tão caros, que aconselha-se ter sempre um seguro.
Ele é uma segurança tanto para o funcionário, que está longe de casa, quanto para a empresa, que fica protegida em relação às eventualidades que ocorram com o profissional.

Roteiro

É fundamental elaborar um roteiro adequado à finalidade da viagem, incluindo pausas para descanso do colaborador. Embora ele esteja a serviço da empresa, é preciso preservar sua saúde e bem-estar.
Vale a pena, se possível, conciliar o roteiro de lazer com as atividades profissionais. Para tanto, algumas alternativas são:

• inserir passeios entre compromissos profissionais (paradas em pontos de interesse durante visitas técnicas, por exemplo);
• organizar viagens em períodos que possam ser estendidos por alguns dias, como finais de semana ou feriados;
• oferecer a oportunidade para que o funcionário amplie seus conhecimentos e cultura, visitando museus e universidades, entre outros.

Recursos financeiros

Quando se trata de uma viagem nacional, esse item é mais simples de ser administrado. No entanto, em deslocamentos internacionais é fundamental que o profissional conte com meios para o pagamento de suas despesas de viagem.
Assim, é responsabilidade da empresa oferecer recursos adequados para os colaboradores, seja na moeda em espécie ou por meio da oferta de um cartão internacional pré-pago corporativo.

Facilidades para comunicação

Outro detalhe importante, que muitas vezes é esquecido, é a escolha de um chip de serviço de telefonia local. Embora, atualmente, a maior parte dos locais conte com bons serviços de Wi-Fi, o funcionário pode precisar se comunicar com alguém quando estiver na rua.
Para serviços de táxi ou transfer, por exemplo, um chip de telefonia é essencial. Além disso, o acesso à internet e telefone facilita os contatos com a empresa e com familiares, além de simplificar algumas necessidades do viajante, como reservas em restaurantes ou check-in em voos.

Check list para os colaboradores

Para certificar de que todas as necessidades do funcionário que representará a empresa serão atendidas, vale a pena conferir um check list dos itens necessários:

• compra e comprovantes de reservas em hotéis, restaurantes, passagens, serviços de transfer ou reserva de veículos;
• documentação do profissional, que em viagens internacionais inclui passaporte válido e, no caso de alguns países, visto de entrada;
• certificado de vacinação, quando o local a ser visitado tem tal exigência;
• material de trabalho adequado, como notebook, pen drive, celular, reserva de sala para reunião, entre outros;
• recursos para cobertura de despesas de viagem;
• seguro viagem, que inclui despesas com saúde e outras intercorrências;
• chip telefônico com dados de internet móvel, válido para o local a ser visitado.

Como você percebeu, é fundamental garantir o bem-estar e a segurança dos colaboradores em uma viagem corporativa. Com isso, o comprometimento e a motivação da equipe se torna maiores.
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